Zeynep
New member
Bir proje ekibini düşünelim. Teknik lider Murat, teslim tarihinin gecikme ihtimalini fark ediyor. İlk önerisi, kritik görevler için alternatif bir iş planı hazırlamak ve yedek personel belirlemek oluyor. Bu, çözüm ve uygulama odaklı bir yaklaşım.
Proje yöneticisi Elif ise aynı gecikmenin müşteriyle kurulan güveni, ekipteki iş yükü dağılımını ve çalışanların motivasyonunu nasıl etkileyebileceğini sorguluyor. Ona göre yalnızca takvimi değiştirmek yetmez; müşteriye zamanında bilgi vermek ve ekip üzerindeki baskıyı yönetmek de gerekir.
Burada Murat'ın yaklaşımı erkek olduğu için, Elif'in yaklaşımı da kadın olduğu için ortaya çıkmış olmak zorunda değildir. Tam tersine, farklı deneyimlerden gelen iki profesyonelin birbirini tamamlayan becerilerini görüyoruz.
Üstelik roller değişebilir. Empati konusunda başarılı bir erkek ekip lideri, çalışanların sorunlarını erkenden fark ederek ciddi bir personel kaybını önleyebilir. Stratejik düşünen bir kadın mühendis de üretim hattındaki arızalar için etkili bir yedekleme planı geliştirebilir.
Asıl mesele, insanları cinsiyetlerine göre belirli görevlere hapsetmek yerine farklı yetkinliklerini kullanmaktır.
İyi bir risk ekibi şu soruları birlikte sorabilmelidir:
- Teknik olarak ne yanlış gidebilir?
- Bu durumdan kimler etkilenir?
- İnsanların bildirmeye çekindiği bir sorun var mı?
- Hangi çözüm uygulanabilir ve maliyeti nedir?
- Kararımızın kısa ve uzun vadeli sonuçları neler olabilir?
Çeşitlilik, herkesin aynı şeyi farklı kelimelerle söylemesi değildir. Farklı insanların birbirlerinin göremediği noktaları fark edebilmesidir.
5. Risk Değerlendirmesi Nasıl Yapılır? Önceliklerinizi Belirleyin
Riskler analiz edildikten sonra bunların kabul edilebilir olup olmadığı değerlendirilir. Bu aşamada işletmenin hedefleri, kaynakları, yasal yükümlülükleri ve risk toleransı dikkate alınmalıdır.
Risk toleransı, bir kuruluşun hedeflerine ulaşmak için ne ölçüde belirsizliği göze alabileceğiyle ilgilidir. Yeni bir pazara açılmak isteyen şirket ile insan hayatını doğrudan etkileyen bir hizmet sunan kuruluşun kabul edebileceği riskler aynı değildir.
Örneğin bir pazarlama ekibi, yeni bir reklam kampanyasının beklenen dönüşümü sağlayamama ihtimalini göze alabilir. Ancak kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlenmesi, yalnızca kampanya başarısızlığı gibi değerlendirilemez.
Bu nedenle riskleri düşük, orta ve yüksek şeklinde sınıflandırmak faydalı olabilir. Fakat sınıflandırma ölçütleri önceden belirlenmelidir. Aksi takdirde bir yöneticiye göre orta risk olan durum, başka bir yöneticiye göre şirketin sonu olabilir.
Risk değerlendirmesinde aşağıdaki ölçütlerden yararlanılabilir:
- Finansal kayıp ve bütçe üzerindeki etki
- İş sürekliliği ve teslim süreleri
- İnsan sağlığı ve güvenliği
- Yasal ve sözleşmesel yükümlülükler
- Müşteri memnuniyeti ve kurumsal itibar
- Çevresel ve toplumsal etkiler
En önemli nokta, her riske müdahale etmek için sınırsız kaynak bulunmadığını kabul etmektir. Zaman, para ve insan gücü sınırlıdır. Bu nedenle kaynaklar en kritik risklere yönlendirilmelidir.
6. Risklere Karşı Ne Yapılmalı? Dört Temel Strateji
Risk yönetiminde riskleri belirlemek kadar onlara nasıl karşılık verileceğine karar vermek de önemlidir. Genel olarak dört temel stratejiden söz edebiliriz.
1. Riskten kaçınma: Riskin kaynağı olan faaliyeti gerçekleştirmemek veya planı değiştirmek. Örneğin güvenlik koşulları sağlanamayan bir etkinliği ertelemek.
2. Riski azaltma: Gerçekleşme ihtimalini veya olası etkisini düşürmek. Düzenli bakım, çalışan eğitimi, erişim kontrolleri ve yedekleme sistemleri bu yaklaşımın örnekleridir.
3. Riski paylaşma veya devretme: Sigorta ya da uygun sözleşmesel düzenlemeler yoluyla bazı mali sonuçları başka bir tarafla paylaşmak. Ancak sorumlulukların tamamının ortadan kalktığı düşünülmemelidir. Bir hizmet sağlayıcıyla anlaşmak, kurumun kendi gözetim yükümlülüklerini otomatik olarak ortadan kaldırmaz.
4. Riski bilinçli olarak kabul etme: Riskin seviyesi, olası sonuçları ve mevcut önlemler değerlendirildikten sonra, belirli koşullarla riski üstlenmek.
Örneğin küçük bir işletme, düşük maliyetli bir yazılım güncellemesinin kısa süreli aksaklık yaratma ihtimalini kabul edebilir. Fakat güncelleme öncesinde yedek almak ve geri dönüş planı oluşturmak yine akıllıca olacaktır.
Burada kritik soru şudur: Seçtiğimiz önlem gerçekten riski azaltıyor mu, yoksa yalnızca kendimizi daha güvende hissetmemizi mi sağlıyor?
Bazen pahalı bir yazılım almak yerine çalışanların yetkilerini düzenlemek çok daha etkili olabilir. Bazen de basit bir kontrol listesi, onlarca sayfalık prosedürden daha fazla işe yarar.
7. Risk Kayıt Tablosu: Kurumsal Hafızanın Unutkanlığa Karşı Savaşı
Risk yönetiminde kullanılan en pratik araçlardan biri risk kayıt tablosudur. Bu tablo, belirlenen risklerin, etkilerinin, sorumlularının ve alınacak önlemlerin düzenli biçimde kaydedilmesini sağlar.
Örnek bir tabloyu şöyle düşünebiliriz:
Risk: Kritik tedarikçinin ürünü zamanında teslim edememesi.
Olası neden: Üretim kesintisi, lojistik sorunu veya tedarikçinin kapasite yetersizliği.
Olası etki: Üretimin durması, teslimatın gecikmesi ve müşteri memnuniyetinin düşmesi.
Öncelik: Gerçekleşme olasılığı ve etkisine göre değerlendirilir.
Önleyici faaliyet: Alternatif tedarikçi belirlemek, kritik stok seviyelerini tanımlamak ve teslimat performansını izlemek.
Sorumlu kişi: Satın alma veya tedarik zinciri yöneticisi.
Takip göstergesi: Geciken teslimat oranı ve kritik malzeme stok seviyesi.
Gözden geçirme tarihi: Belirli aralıklarla veya tedarik koşulları değiştiğinde.
Bu tabloyu hazırladıktan sonra bir kişinin sorumluluğunu açıkça belirlemek gerekir. Çünkü sorumlusu olmayan riskler, çoğu zaman herkesin bildiği ama kimsenin ilgilenmediği sorunlara dönüşür.
Ayrıca risk kayıtları yaşayan belgeler olmalıdır. Geçen yıl yazılan bir riskin bugün aynı olasılık ve etkiye sahip olduğunu varsaymak hatalıdır.
8. Gerçekçi Bir Örnek: Küçük Bir İşletmenin Büyük Sınavı
Bir kahve dükkânının yeni bir şube açtığını düşünelim. İşletme sahibi Deniz, açılışın ilk ayında müşteri sayısının yüksek olmasını bekliyor. Ancak risk yönetimi yapılmazsa işler biraz karışabilir.
Öncelikle personel eksikliği, kahve makinesinin arızalanması, tedarik gecikmeleri, elektrik kesintileri, nakit akışı sorunları ve olumsuz müşteri yorumları gibi riskler belirlenir.
Ardından her riskin olasılığı ve etkisi değerlendirilir. Kahve makinesinin arızalanması işletmenin satışlarını doğrudan etkileyebileceği için düzenli bakım ve hızlı servis anlaşması planlanır. Süt ve kahve çekirdeği tedarikinde yaşanabilecek sorunlara karşı alternatif tedarikçiler belirlenir.
Proje yöneticisi Elif ise aynı gecikmenin müşteriyle kurulan güveni, ekipteki iş yükü dağılımını ve çalışanların motivasyonunu nasıl etkileyebileceğini sorguluyor. Ona göre yalnızca takvimi değiştirmek yetmez; müşteriye zamanında bilgi vermek ve ekip üzerindeki baskıyı yönetmek de gerekir.
Burada Murat'ın yaklaşımı erkek olduğu için, Elif'in yaklaşımı da kadın olduğu için ortaya çıkmış olmak zorunda değildir. Tam tersine, farklı deneyimlerden gelen iki profesyonelin birbirini tamamlayan becerilerini görüyoruz.
Üstelik roller değişebilir. Empati konusunda başarılı bir erkek ekip lideri, çalışanların sorunlarını erkenden fark ederek ciddi bir personel kaybını önleyebilir. Stratejik düşünen bir kadın mühendis de üretim hattındaki arızalar için etkili bir yedekleme planı geliştirebilir.
Asıl mesele, insanları cinsiyetlerine göre belirli görevlere hapsetmek yerine farklı yetkinliklerini kullanmaktır.
İyi bir risk ekibi şu soruları birlikte sorabilmelidir:
- Teknik olarak ne yanlış gidebilir?
- Bu durumdan kimler etkilenir?
- İnsanların bildirmeye çekindiği bir sorun var mı?
- Hangi çözüm uygulanabilir ve maliyeti nedir?
- Kararımızın kısa ve uzun vadeli sonuçları neler olabilir?
Çeşitlilik, herkesin aynı şeyi farklı kelimelerle söylemesi değildir. Farklı insanların birbirlerinin göremediği noktaları fark edebilmesidir.
5. Risk Değerlendirmesi Nasıl Yapılır? Önceliklerinizi Belirleyin
Riskler analiz edildikten sonra bunların kabul edilebilir olup olmadığı değerlendirilir. Bu aşamada işletmenin hedefleri, kaynakları, yasal yükümlülükleri ve risk toleransı dikkate alınmalıdır.
Risk toleransı, bir kuruluşun hedeflerine ulaşmak için ne ölçüde belirsizliği göze alabileceğiyle ilgilidir. Yeni bir pazara açılmak isteyen şirket ile insan hayatını doğrudan etkileyen bir hizmet sunan kuruluşun kabul edebileceği riskler aynı değildir.
Örneğin bir pazarlama ekibi, yeni bir reklam kampanyasının beklenen dönüşümü sağlayamama ihtimalini göze alabilir. Ancak kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlenmesi, yalnızca kampanya başarısızlığı gibi değerlendirilemez.
Bu nedenle riskleri düşük, orta ve yüksek şeklinde sınıflandırmak faydalı olabilir. Fakat sınıflandırma ölçütleri önceden belirlenmelidir. Aksi takdirde bir yöneticiye göre orta risk olan durum, başka bir yöneticiye göre şirketin sonu olabilir.
Risk değerlendirmesinde aşağıdaki ölçütlerden yararlanılabilir:
- Finansal kayıp ve bütçe üzerindeki etki
- İş sürekliliği ve teslim süreleri
- İnsan sağlığı ve güvenliği
- Yasal ve sözleşmesel yükümlülükler
- Müşteri memnuniyeti ve kurumsal itibar
- Çevresel ve toplumsal etkiler
En önemli nokta, her riske müdahale etmek için sınırsız kaynak bulunmadığını kabul etmektir. Zaman, para ve insan gücü sınırlıdır. Bu nedenle kaynaklar en kritik risklere yönlendirilmelidir.
6. Risklere Karşı Ne Yapılmalı? Dört Temel Strateji
Risk yönetiminde riskleri belirlemek kadar onlara nasıl karşılık verileceğine karar vermek de önemlidir. Genel olarak dört temel stratejiden söz edebiliriz.
1. Riskten kaçınma: Riskin kaynağı olan faaliyeti gerçekleştirmemek veya planı değiştirmek. Örneğin güvenlik koşulları sağlanamayan bir etkinliği ertelemek.
2. Riski azaltma: Gerçekleşme ihtimalini veya olası etkisini düşürmek. Düzenli bakım, çalışan eğitimi, erişim kontrolleri ve yedekleme sistemleri bu yaklaşımın örnekleridir.
3. Riski paylaşma veya devretme: Sigorta ya da uygun sözleşmesel düzenlemeler yoluyla bazı mali sonuçları başka bir tarafla paylaşmak. Ancak sorumlulukların tamamının ortadan kalktığı düşünülmemelidir. Bir hizmet sağlayıcıyla anlaşmak, kurumun kendi gözetim yükümlülüklerini otomatik olarak ortadan kaldırmaz.
4. Riski bilinçli olarak kabul etme: Riskin seviyesi, olası sonuçları ve mevcut önlemler değerlendirildikten sonra, belirli koşullarla riski üstlenmek.
Örneğin küçük bir işletme, düşük maliyetli bir yazılım güncellemesinin kısa süreli aksaklık yaratma ihtimalini kabul edebilir. Fakat güncelleme öncesinde yedek almak ve geri dönüş planı oluşturmak yine akıllıca olacaktır.
Burada kritik soru şudur: Seçtiğimiz önlem gerçekten riski azaltıyor mu, yoksa yalnızca kendimizi daha güvende hissetmemizi mi sağlıyor?
Bazen pahalı bir yazılım almak yerine çalışanların yetkilerini düzenlemek çok daha etkili olabilir. Bazen de basit bir kontrol listesi, onlarca sayfalık prosedürden daha fazla işe yarar.
7. Risk Kayıt Tablosu: Kurumsal Hafızanın Unutkanlığa Karşı Savaşı
Risk yönetiminde kullanılan en pratik araçlardan biri risk kayıt tablosudur. Bu tablo, belirlenen risklerin, etkilerinin, sorumlularının ve alınacak önlemlerin düzenli biçimde kaydedilmesini sağlar.
Örnek bir tabloyu şöyle düşünebiliriz:
Risk: Kritik tedarikçinin ürünü zamanında teslim edememesi.
Olası neden: Üretim kesintisi, lojistik sorunu veya tedarikçinin kapasite yetersizliği.
Olası etki: Üretimin durması, teslimatın gecikmesi ve müşteri memnuniyetinin düşmesi.
Öncelik: Gerçekleşme olasılığı ve etkisine göre değerlendirilir.
Önleyici faaliyet: Alternatif tedarikçi belirlemek, kritik stok seviyelerini tanımlamak ve teslimat performansını izlemek.
Sorumlu kişi: Satın alma veya tedarik zinciri yöneticisi.
Takip göstergesi: Geciken teslimat oranı ve kritik malzeme stok seviyesi.
Gözden geçirme tarihi: Belirli aralıklarla veya tedarik koşulları değiştiğinde.
Bu tabloyu hazırladıktan sonra bir kişinin sorumluluğunu açıkça belirlemek gerekir. Çünkü sorumlusu olmayan riskler, çoğu zaman herkesin bildiği ama kimsenin ilgilenmediği sorunlara dönüşür.
Ayrıca risk kayıtları yaşayan belgeler olmalıdır. Geçen yıl yazılan bir riskin bugün aynı olasılık ve etkiye sahip olduğunu varsaymak hatalıdır.
8. Gerçekçi Bir Örnek: Küçük Bir İşletmenin Büyük Sınavı
Bir kahve dükkânının yeni bir şube açtığını düşünelim. İşletme sahibi Deniz, açılışın ilk ayında müşteri sayısının yüksek olmasını bekliyor. Ancak risk yönetimi yapılmazsa işler biraz karışabilir.
Öncelikle personel eksikliği, kahve makinesinin arızalanması, tedarik gecikmeleri, elektrik kesintileri, nakit akışı sorunları ve olumsuz müşteri yorumları gibi riskler belirlenir.
Ardından her riskin olasılığı ve etkisi değerlendirilir. Kahve makinesinin arızalanması işletmenin satışlarını doğrudan etkileyebileceği için düzenli bakım ve hızlı servis anlaşması planlanır. Süt ve kahve çekirdeği tedarikinde yaşanabilecek sorunlara karşı alternatif tedarikçiler belirlenir.